E-mail is het meest gebruikte communicatiemiddel van de wereld. Tegenwoordig stuur je geen sollicitatiebrief meer, je mailt het. Je hoeft geen dagen meer te wachten voordat de brief bij het bedrijf aankomt, e-mails worden binnen een fractie van een seconde verzonden en de ontvanger is dan direct in staat om de mail te lezen en te beantwoorden. Maar een e-mail schrijven gaat toch nét iets anders dan het schrijven van een brief. Wij geven je een paar tips over het schrijven van een professionele mail.
Opening van de e-mail
Voordat je begint met het schrijven van de e-mail, moet je het onderwerp van de e-mail invullen. Dit onderwerpveld is erg belangrijk. De ontvanger kijkt hier namelijk als eerste naar en kan dan gelijk zien waar de e-mail over gaat. Formuleer het onderwerp zo concreet en positief mogelijk. Als je een sollicitatiebrief stuurt, kun je het onderwerp het beste standaard houden. Denk aan ‘Sollicitatie functie marketeer’.
In de aanhef van de mail begin je formeel. Hoe formeel ligt aan de gelegenheid. Als je de ontvanger al kent, kun je best ‘Beste Maarten’ gebruiken. Maar als je een sollicitatiebrief stuurt, is het altijd goed als je begint met ‘Geachte heer of mevrouw’. Als er een naam bij de desbetreffende vacature staat, kan je deze altijd gebruiken. Gebruik alleen de achternaam.
De tekst zelf
Zoals eerder al werd gezegd, is e-mail het meest gebruikte communicatiemiddel van de wereld. Een gemiddelde zakelijke lezer ontvangt dan ook al gauw 30 mails per dag. Als je van plan bent een sollicitatiemail te sturen, moet je er rekening mee houden dat er tientallen anderen zijn die dat ook doen. Maak jouw mail daarom creatief, jouw tekst moet er echt uitspringen. Ook is het van belang dat jouw tekst goed scanbaar is. Houd rekening met de volgende aspecten:
- Tussenkopjes
Tussenkopjes zijn essentieel voor scanbaarheid. Zorg ervoor dat je ze goed formuleert, zodat de lezer direct kan zien wat er in dat stuk tekst verteld wordt.
- Bulletpoints
Als je iets wilt opsommen in een mail, gebruik dan bulletpoints. Dit is erg overzichtelijk en makkelijk scanbaar.
- Signaalwoorden
Om de tekst goed leesbaar te maken, moet je signaalwoorden gebruiken. Deze woorden geven het verband tussen zinnen aan. Denk hierbij aan ‘dus’ en ‘daarom’.
Professioneel e-mailadres
Het versturen van een sollicitatiebrief of een zakelijke mail kun je natuurlijk met je oude jeugd e-mailadres coolebart24@hotmail.com doen, maar dit staat niet erg professioneel. Je denkt misschien: wie kijkt daar nu naar? Maar de ontvanger kijkt daadwerkelijk wel naar het e-mailadres. Je kunt het beste een nieuw e-mailadres aanmaken. Dit kan je bij een webmail zoals Ziggo of Gmail doen. Dit is geheel gratis en helemaal niet moeilijk om te doen. Ook het instellen van de webmail op je telefoon is vrij gemakkelijk. Je hebt vervolgens je mails altijd bij de hand.